IA GÉNÉRATIVE POUR L'ADMINISTRATIF | Formation IA Sur-Mesure - IA Formation

V Qualiopi N 52490418849

★ Formation Sur-Mesure

IA GÉNÉRATIVE POUR L'ADMINISTRATIF

Optimisez vos processus administratifs avec l'IA

Outils abordes : ChatGPT Claude Notion Zapier Make

⏱

Duree

(1 jour(s))

💰

Tarif

€600

Net de TVA

💳

Financement

OPCO
FAF
FNE

📍

Modalite

Distanciel,Collectif

👥

Effectif

2 - 15

participants

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Maitrisez l'IA generative de maniere responsable

Découvrez comment l'IA peut transformer vos tâches administratives. Avec ChatGPT, Claude et Notion, automatisez vos processus, gagnez en efficacité et concentrez-vous sur l'essentiel. Formation dynamique et orientée résultats pour débutants.

🎓

Resultat attendu

Réduction du temps passé sur les tâches administratives, Amélioration de l'efficacité des processus, Autonomie dans l'utilisation des outils IA, Capacité à former d'autres personnes sur les outils

Objectifs pedagogiques

Ce que vous saurez faire a l'issue de la formation

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

Expliquer les principes de l'IA générative et ses applications dans les fonctions administratives

Utiliser ChatGPT pour rédiger, reformuler et structurer des documents administratifs courants

Appliquer Claude pour l'analyse et la synthèse de documents longs (rapports, procédures, contrats)

Créer des bases de données et workflows dans Notion pour organiser le suivi administratif

Identifier les tâches administratives répétitives automatisables et concevoir des solutions simples

Mettre en œuvre les bonnes pratiques de confidentialité dans l'utilisation de l'IA pour les données sensibles

Programme de la formation

1 jour(s) intensif(s) pour maitriser l'IA generative responsable

Module 1

Introduction à l'IA pour les fonctions administratives

Durée : 1h15 (09h00-10h15) • Accueil et positionnement : fonctions actuelles, outils utilisés, irritants quotidiens • Panorama de l'IA pour l'administratif : ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot • Capacités : rédaction, synthèse, traduction, organisation • Limites : décisions sensibles, données confidentielles, hallucinations • Premiers pas avec ChatGPT : création compte, navigation, prompt de base • Exercice pratique : reformuler un email confus en message clair Livrable : 2 documents reformulés avec ChatGPT

Module 2

Rédaction et reformulation avec l'IA

Durée : 1h30 (10h30-12h00) • Templates de prompts pour courriers types : convocation, relance, confirmation • Adapter le ton : formel, cordial, ferme, diplomatique • Rédiger des emails complexes : réclamations, refus poli, demandes délicates • Comptes-rendus et notes de synthèse : structure, extraction des actions • Traduction et adaptation multilingue (ChatGPT vs DeepL) • Exercices : lettre de relance + transformation notes en CR formaté Livrable : 3 documents administratifs produits (lettre, CR, traduction)

Module 3

Analyse et synthèse de documents longs avec Claude

Durée : 1h15 (13h00-14h15) • Pourquoi Claude excelle sur les documents longs • Upload de fichiers : PDF, Word, images de texte • Fonctionnalité Projects : créer un espace de travail dédié • Techniques de synthèse : résumer, extraire obligations, créer FAQ • Applications avancées : appels d'offres, subventions, conformité • Exercice : synthétiser un document réglementaire complexe Livrable : Synthèse d'un document long + FAQ extraite

Module 4

Organisation avec Notion et bases de données

Durée : 1h15 (14h30-15h45) • Présentation de Notion : pages, bases de données, vues, Notion AI • Templates administratifs prêts à l'emploi • Créer des bases de suivi : contacts, échéances, demandes internes • Propriétés essentielles : dates, statuts, responsables • Vues tableau, calendrier, kanban selon le besoin • Exercice : créer une base de suivi des contrats avec rappels Livrable : Base Notion de suivi administratif fonctionnelle

Module 5

Automatisation simple avec Zapier/Make

Durée : 1h00 (15h45-16h45) • Principes de l'automatisation no-code : Trigger → Action • Cas d'usage administratifs : notifications, archivage, relances • Création pas à pas : alerte fichier, email automatique, tâche depuis email • Idées d'automatisations : relance impayés J+30, archivage factures, sync agenda • Test et dépannage de l'automatisation Livrable : 1 automatisation fonctionnelle + 3 idées documentées

Module 6

Confidentialité, éthique et plan d'action

Durée : 45min (16h45-17h30) • RGPD et IA : données à ne jamais saisir, techniques d'anonymisation • Politique d'entreprise et traçabilité de l'utilisation IA • Checklist de conformité pour l'utilisation quotidienne • Plan d'action personnel : cartographie des tâches, 3 quick wins, objectifs SMART • QCM de validation des acquis (15 questions) • Remise attestation et ressources (templates, prompts) Livrable : Plan d'action 30 jours + checklist conformité RGPD

A qui s'adresse cette formation ?

💼

Assistants administratifs, Responsables de bureau, Professionnels en gestion de projet, Toute personne souhaitant optimiser ses tâches administratives

Profil ideal

Modalites pratiques

⏱

Duree

7h
(1 jour(s))

👥

Effectif

2 a 15 pers.

📍

Modalite

Distanciel,Collectif

📅

Delai d'acces

4 semaines

📊

Niveau IA

Débutant

Prerequis

Connaissances de base en informatique, Intérêt pour l'automatisation des processus

Suivi et Evaluation

📝

Suivi des progrès via plateforme en ligne, Évaluations régulières des acquis, Feedback personnalisé après chaque module, Support technique disponible pendant la formation

Ressources pedagogiques

💻

Livret de formation, Exercices pratiques en ligne, Études de cas, Documentation technique sur les outils d'IA, Accès aux enregistrements des sessions pour révision

⭐

Indicateurs de Qualite

Nos engagements qualite certifies Qualiopi

92%

Taux de
satisfaction

Taux
d'abandon

Periode de reference : 2024-2025

📄

Attestation de formation

A l'issue de cette formation, une attestation de formation vous sera delivree, mentionnant les objectifs, la nature, la duree et les resultats de l'action de formation.

Equipe pedagogique

Des experts passionnes pour vous accompagner

Laurent Moutama, gérant de l'organisme IA Formation (anciennement Direct Image), fort de plus de 10 ans d'expérience dans la photographie et la vidéo professionnelle, et expert en intelligence artificielle appliquée à la création de contenus. Passionné par les nouvelles technologies, il accompagne depuis plusieurs années les professionnels et les entreprises dans leur transition numérique, en leur transmettant des compétences concrètes et immédiatement applicables.

Accessibilite Handicap

Pour toute situation de handicap, contactez notre referente handicap Virginie CHAUVEAU a accessibilite@iaformation.ai pour etudier les adaptations possibles.

Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : adaptation des supports (contrastes, taille de police, alternatives textuelles), amenagement des horaires, accompagnement personnalise. Cette formation integre egalement un module sur la creation de contenus inclusifs accessibles aux personnes en situation de handicap.

Pret a maitriser l'IA generative responsable ?

Developpez vos competences et boostez votre carriere